Forenkling som
sprenger grenser

Hverdagsmagi som gir din virksomhet nye krefter.

– Det hele startet med at vi innså at vi ikke trengte skreddersøm, likevel.

Regnskapssjef Knut Øyvind Myklebust beskriver det nærmest som et sannhetens øyeblikk; da de innså at et stort konsern som Tussa - en av hjørnesteinsbedriftene på Nordvestlandet - kunne fornye og forenkle driften ved kun å bytte økonomisystem.

Han mener resultatene taler for seg selv.

Suksessoppskriften var et nytt skybasert standardsystem.

– Xledger kunne presentere en nesten ferdig løsning på første møte. De viste oss umiddelbart at det ikke ville være behov for spesialtilpasninger eller konsulenter, forklarer Myklebust.

Han er imponert over hvordan systemet fungerer like godt for så ulike selskaper som kraftproduksjon, forbrukersalg av energi eller leveranse av IT- og kommunikasjonstjenester. Alt dette håndteres i dag av Xledger - i tett samspill med Tussas fagsystemer.

Løftet ambisjonsnivået

17 eiendomsselskaper og en lang rekke investeringer over hele Norden. Det er porteføljen CFO Jon Erik Garås i eiendoms- og investeringskonsernet Hathon skal holde styr på. For å lykkes med dette måtte han bort fra ringpermer, excelark og fire forskjellige regnskapssystemer.

– Vi mistet detaljer når vi summerte tallene oppover, og hadde ingen mulighet til å borre oss nedover igjen. Dermed tok det veldig mye tid å forsøke å forstå hva som skjedde, sier Garås.

Les også: Full oversikt på tvers av 60 selskaper

Nå er fokuset endret fra å holde styr på historikken, til å bli en bedre rådgiver for ledelsen.

– Xledger ga oss mulighet til å løfte vårt ambisjonsnivå flere hakk. Nå er målet vårt å gi ledelsen lett tilgang på forretningskritisk informasjon i sanntid, sier Garås.

Men skiftet merkes også i det daglige.

– Jeg i min rolle har mye bedre kontroll. Tidligere kunne noe bli glemt bort på en eller annens pult. Nå har jeg raskt oversikt og kan enkelt fylle inn for hverandre der det er behov, fastslår Garås.

– Må utfordre kundene

– Uansett hvor flinke dere er, så vil dere bli frustrerte.

Xledgers Frøydis Thorsrud står foran åtte deltagere fra Personalhuset, et av Nordens største rekrutteringsselskaper. De finner nye jobber til tusenvis av mennesker hvert eneste år. Personalhusets Christin Norvik er overbevist om at nytt regnskapssystemet skal forenkle hverdagen både for økonomiavdelingen og for resten av selskapet.

– Vårt mål med Xledger er å få en enklere og mer effektiv hverdag der mye manuelt arbeid erstattes med automatiserte prosesser, slik får vi mer tid til det som betyr noe, sier Norvik.

– Vår jobb nå er å gjøre den vonde fasen så kort som mulig, fortsetter Thorsrud.

Hennes oppgave er å:

– Vi viser brukerne den beste måten å jobbe på, og forsøker å hjelpe dem med å utvikle organisasjonen sin, sier Thorsrud.

– Handler om å jobbe på nye måter

Målet om å gi ledelsen tilgang til forretningskritisk informasjon i sanntid, krevde ordentlig opprydning. I praksis begynte Hathon-CFO Garås nesten på scratch – for å få satt opp systemet slik han ønsket.

– Xledger var veldig flinke til å identifisere våre behov og bevisstgjøre oss om hva vi ville ha ut av systemet. Vi ble holdt i hånden gjennom implementeringen, sier Garås – og legger til:

– Vi brukte tre-fire måneder på å rydde, og gjøre veivalgene for fremtiden. Det handlet om å flytte oss fra en analog verden med ringpermer, til en skybasert verden der alle bilag og tall kun er få tastetrykk unna, forteller Garås.

I Tussa er de godt fornøyd med effektene de oppnådde. Ved å fase ut stemplingsuret og la de ansatte rapportere timer på mobil og PC, oppnådde de at:

– Xledger utfordret oss til å tenke gjennom hvordan vi gjør oppgavene våre. De fikk oss rett og slett til å endre hvordan vi jobbet. Og fremdeles er det mye vi kan hente ut, fastslår Myklebust i Tussa.

Han ble også imponert over hvor systematisk selskapet jobbet med nye kunder.

– De ønsket ikke å presentere systemet for oss før de visste at systemet dekket behovene våre, sier Myklebust.

Garås i Hathon er enig:

– Vi jobber ikke mindre enn før, men vi jobber smartere, bedre – og litt annerledes.

Smart bruk fremfor dyr tilpasning

Xledger legger vekt på opplæring og bruk, fremfor teknologi i møte med kundene.

– 75 prosent av effekten med nytt system, handler om å få bedriftene til å jobbe på nye måter, sier Jarle Våga, kundeansvarlig for implementering av nye systemer i Xledger.

Han forteller at den teknologiske løsningen til nye kunder gjerne er oppe i løpet av noen få uker. Men mange kunder velger å utsette oppstart for å få tid til å trene de ansatte – og justere arbeidsoppgaver.

– Vi bruker vesentlig kortere tid på å få i gang nye kunder, enn hva som gjerne er tilfellet ved innføring av tradisjonelle systemer. Det skyldes at mye er satt opp på forhånd – og at vi stiller tydelige krav til kundene, sier Våga.

Salgsdirektør Gaute Tinnes-Rimehaug i Xledger trekker et tydelig skille fra måten Xledger jobber på, sammenlignet med tradisjonelle leverandører som selger tilpasninger og konsulenttimer.

– Vår oppgave er, sammen med kunden, å avdekke om systemet passer for kundens virksomhet før kunden tar et valg. Når kunden har valgt Xledger, handler det om å sikre at kunden oppnår den effekten vi har lovet dem, forsikrer han – og utdyper:

– Alle bedrifter kjenner Altinn. Den driftes av myndighetene, er selvbetjent og utvikles kontinuerlig. Vårt skybaserte regnskapssystem hjelper norske bedrifter via akkurat den samme modellen, forklarer Tinnes-Rimehaug.

Les også: Kundene krever skybaserte systemer

Verktøy for kontinuerlig utvikling

Og Myklebust i Tussa er overbevist om at Xledger vil fortsette å gi gevinster.

– Senest før lunsj jobbet jeg med å ta i bruk en ny funksjon for ett av selskapene våre. Vi har en plan for hva vi skal gjøre, samtidig lanserer Xledger stadig ny funksjonalitet som kan hjelpe oss å jobbe mer effektivt, sier Myklebust.

Garås i Hathon ser at det stadig dukker opp ny funksjonalitet som hjelper dem videre.

– Vi har ikke funnet fasiten på alt ennå, men vi ser at vi i Xledger får enormt mye som vi ellers kun ville fått med kostbare tilpasninger fra de virkelig store leverandørene, fastslår Garås.