Forenkling som
sprenger grenser

Hemmeligheten er et standardsystem, som gir deg kraft til å konkurrere med de aller beste.

– Det hele startet med at vi innså at vi ikke trengte skreddersøm, likevel.

Regnskapssjef Knut Øyvind Myklebust beskriver det nærmest som et sannhetens øyeblikk; da de innså at et stort konsern som Tussa - en av hjørnesteinsbedriftene på Nordvestlandet - kunne fornye og forenkle driften ved kun å bytte økonomisystem.

Han mener resultatene taler for seg selv.

Suksessoppskriften var et nytt skybasert standardsystem.

– Xledger kunne presentere en nesten ferdig løsning på første møte. De viste oss umiddelbart at det ikke ville være behov for spesialtilpasninger eller konsulenter, forklarer Myklebust.

Et sceneskifte

– Uansett hvor flinke dere er, så vil dere bli frustrerte. Vår jobb nå er å gjøre den vonde fasen så kort som mulig.

Xledgers Frøydis Thorsrud står foran åtte ansatte fra Personalhuset, et av Nordens største rekrutteringsselskaper. De finner jobber til tusenvis av mennesker hvert eneste år.

Høyskolelektor og ekspert på forretningssystemer, Bo Hjort Christensen, ser at mange bedrifter nå gjør som Personalhuset.

– Frustrasjonen ved å måtte endre hvordan bedriftene jobber hentes raskt inn igjen etterpå, sier Christensen.

Han ser på overgangen til skybaserte økonomisystemer som den mest radikale endringen på mange år.

Argumenter for fortsatt å velge tradisjonelle, on-premise-løsninger blir stadig færre, rett og slett fordi leverandørenes innovasjonskraft er rettet mot «skyen».

– De skybaserte løsningene er blitt så modne at kjøperne som regel ikke trenger å vurdere de tradisjonelle løsningene. En skybasert leveransemodell (SaaS) har nærmest blitt en premiss for valget. Kundene konsentrere seg nå om hvilken skyløsning de skal velge, sier Christensen.

– I praksis begynte vi på scratch

– Vi brukte tre-fire måneder på å rydde, og gjøre veivalgene for fremtiden.

CFO Jon Erik Garås i eiendoms- og investeringskonsernet Hathon holder styr på 17 eiendomsselskaper og en lang rekke investeringer over hele Norden. Tidligere var ringpermer, excelark og fire forskjellige regnskapssystemer verktøyene til Garås.

– Vi mistet detaljer når vi summerte tallene oppover, og hadde ingen mulighet til å borre oss nedover igjen. Dermed tok det veldig mye tid å forsøke å forstå hva som skjedde, sier Garås.

I dag kan alle bilag nås med få tastetrykk.

– Xledger ga oss mulighet til å løfte vårt ambisjonsnivå flere hakk. Nå er målet vårt å gi ledelsen lett tilgang på forretningskritisk informasjon i sanntid, sier Garås.

I Tussa er de godt fornøyd med effektene de oppnådde. Ved å fase ut stemplingsuret og la de ansatte rapportere timer på mobil og PC, oppnådde de at:

– Xledger utfordret oss til å tenke gjennom hvordan vi gjør oppgavene våre. De fikk oss rett og slett til å endre hvordan vi jobbet, fastslår Myklebust i Tussa. Han ble også imponert over hvor systematisk selskapet jobbet med nye kunder.

– De ønsket ikke å presentere systemet for oss før de visste at systemet dekket behovene våre, sier Myklebust.

Garås i Hathon er enig:

– Xledger var veldig flinke til å identifisere våre behov og bevisstgjøre oss om hva vi ville ha ut av systemet. Vi ble holdt i hånden gjennom implementeringen, sier Garås – og legger til:

– Jeg, i min rolle, har mye bedre kontroll. Tidligere kunne noe bli glemt bort på en eller annens pult. Nå får jeg raskt oversikt og vi kan enkelt fylle inn for hverandre der det er behov, fastslår Garås.

Handler om å velge riktig partner

Salgsdirektør Gaute Tinnes-Rimehaug i Xledger er glad for å høre omtalen fra Myklebust og Garås. Han trekker et tydelig skille fra måten Xledger jobber på, sammenlignet med tradisjonelle leverandører som selger tilpasninger og konsulenttimer.

– Vår oppgave er, sammen med kunden, å avdekke om systemet passer for kundens virksomhet før kunden tar et valg. Når kunden har valgt Xledger, handler det om å sikre at kunden oppnår den effekten vi har lovet dem, forsikrer han.

Xledgers Jarle Våga er en del av teamet som sørger for at nye kunder får effekt av det nye systemet.

– 75 prosent av effekten med nytt system, handler om å få bedriftene til å jobbe på nye måter, utdyper han – og får støtte fra Christensen:

– Økonomiavdelingene vil bruke stadig mer av tiden på analyse og rådgivning. De øvrige oppgavene gjøres stadig raskere og enklere i de nye skybaserte systemene, sier Hjort Christensen – og utdyper:

– Regnskap vil i fremtiden – i tillegg til analyse og rådgivning – i all hovedsak dreie seg om godkjennelser, avvikshåndtering, overvåkning av systemet, sier Christensen.

Han ser dette som en naturlig følge av at de fleste økonomiske transaksjoner automatiseres, særlig knyttet til betalingsstrømmer og bankavstemming.

Bo Hjort Christensen etterlyser bedre forståelse av hva digitalisering betyr for virksomhetene.

– Vi har en tendens til å tro at digitalisering handler om å utvikle og anvende apper. Faktum er at ERP-systemet er motoren i en digitaliseringsstrategi. Selve navet for å holde oversikt over alt som skjer i bedriften. Å velge en ekte skybasert løsning (SaaS) øker mulighetene for forenkling og automatisering, sier Christensen.

Han peker på Xledgers integrasjon av banken i økonomisystemet som et eksempel. Automatisk oppdatering av valutakurser er en annen. Mens integrasjoner, deriblant mot kredittsjekk og Altinn, er noe det blir stadig mer av. Samtidig gir et skybasert system helt nye muligheter for å ta i bruk kunstig intelligens og maskinlæring.

– Noe av det viktigste en kunde må vurdere ved valg av et skybasert økonomisystem er leverandørens innovasjonskraft. I denne sammenheng er Xledger en sterk leverandør som har bidratt til å definere det norske SaaS-markedet, fastslår Hjort Christensen.

Både Myklebust i Tussa og Garås i Hathon har valgt Xledger med tanke på årene som kommer.

– Senest før lunsj jobbet jeg med å ta i bruk en ny funksjon for ett av selskapene våre. Vi har en plan for hva vi skal gjøre, samtidig lanserer Xledger stadig ny funksjonalitet som kan hjelpe oss å jobbe mer effektivt, sier Myklebust.

– Vi ser at vi i Xledger får enormt mye som vi ellers kun ville fått med kostbare tilpasninger fra de virkelig store leverandørene, fastslår Garås.