– Kutt ned på unødvendige møter

Gjentatte avbrytelser i jobbsituasjonen topper listen over tidstyver som hemmer arbeidstagere i store og mellomstore virksomheter.

– Det kan utvilsomt spares i gjennomsnitt omtrent én time per dag bare ved å fjerne tidstyver, og enda mer om det jobbes smartere, sier Jan Kristian Karlsen i rådgivningsselskapet Company Pulse. Selskapet har gjort en undersøkelse blant 3500 ansatte innen ulike næringer.

Karlsen påpeker at samarbeid i seg selv er avbrytende i mange virksomheter. Støy, dataproblemer og lite tilgjengelige kolleger betraktes også som betydelige tidstyver i arbeidsdagen. Tidstyvene er ikke bare kostbare for arbeidsgiverne, de gjør også ansatte mer frustrerte.

– Tidstyvene skaper betydelig frustrasjon, sier Karlsen.

Over halvparten av de ansatte i undersøkelsen oppgir å være på etterskudd med arbeidsoppgaver. Medarbeidere i offentlig sektor er oftere på etterskudd enn ansatte i privat sektor.

Blir fanget i mønster

Møter er en av de største tidstyvene. Undersøkelsen viser at sjefer bruker mer enn halve arbeidsdagen til møter,

– Lederne har låst seg til et mønster som ikke er hensiktsmessig og som de ikke vet hvordan de kan komme seg ut av. Det handler ikke om å jobbe fortere, men smartere, sier Jan Kristian Karlsen i Company Pulse.

17 prosent av møtetiden oppgis som en lite hensiktsmessig bruk av arbeidstiden.

– Kutt ned på unødvendige møter. Her kan det spares tid og bidra til at arbeidsoppgaver blir gjort til rett tid. Dette gjelder særlig for ledere, som bruker mest tid i møter – og det er lederen som også koster bedriftene mest penger, sier Karlsen.

Han påpeker at møtetiden går ut over arbeidsoppgavene.

– Høyt tidsbruk til møter er en betydelig årsak til at arbeidsdager blir lange, og at medarbeidere kommer på etterskudd med arbeidsoppgaver. Blir møtene lange, blir man mindre effektive og rapporterer dermed at man er mindre à jour.

– Hvorfor blir møtene så lange?

– Ofte er det gamle vaner. Møtene varer som oftest fra én til to timer. Gjennomsnittsmøtet er på 1,5 time. Møteledere bør tenke annerledes rundt klokka og dele timen i fire i stedet for halve og hele timer.

Han mener ledere har lett for å fremstille møtene som mer effektive enn de faktisk er, nettopp fordi de selv ofte er møteledere.

Tidsklemme

Lønnskostnadene utgjør opp mot 70–80 prosent av kostnadene i mange virksomheter.

– Hvor store besparelser ligger det i å kutte tidstyvene?

– Det kommer selvsagt an på lønna. En leder i offentlig sektor koster ofte totalt 800.000 kroner i året og ofte mer i privat sektor. Det kan dreie seg om et par hundre tusen kroner for en leder.

I tillegg til direkte kostnader, fører tidstyvene også til ekstra arbeidsbelastning og svekket gjennomføringsevne.

– Mange ledere har en arbeidsdag på 10 timer eller mer. I denne kategorien finnes flest som er på etterskudd.

Når lederne blir tvunget til å kompensere, er det vanlig at de jobber enda flere timer og at hastigheten øker.

– Dette kan formidles fysisk sett som rask gange gjennom kontorlokalene, hvor noe gjerne ble glemt eller gjenglemt i farten. Effektiviteten øker imidlertid ikke. Det oppstår heller en tidsklemme eller en skrutvinge. Situasjonen er ikke bare uholdbar for lederen, også virksomheten kan bli skadelidende når deres viktigste og mest kostbare ressurser ikke får tiden til å strekke til. Det positive i dette er at det finnes løsninger for en bedre og mer effektiv arbeidsdag, uten å jobbe mer, men heller å jobbe mindre, sier Karlsen.

Artikkelen fortsetter under annonsen

Vis alle stillinger

I dag er i gjennomsnitt 84 prosent av møtene fysiske møter «ansikt til ansikt», mens bare 10 prosent er telefonmøter og 6 prosent er videomøter

– Fjernmøter medfører gjerne kortere møtetid, mens den virkelig store gevinsten ved fjernmøter er reduksjon i reiser i forbindelse med møter.

 (Vilkår)Copyright Dagens Næringsliv AS og/eller våre leverandører. Vi vil gjerne at du deler våre saker ved bruk av lenke, som leder direkte til våre sider. Kopiering eller annen form for bruk av hele eller deler av innholdet, kan kun skje etter skriftlig tillatelse eller som tillatt ved lov. For ytterligere vilkår se her.